Ordinateurs, écrans, smartphones, imprimantes, serveurs, équipements réseau, logiciels… À mesure qu’une entreprise grandit, le nombre d’éléments informatiques à suivre augmente rapidement.
Sans inventaire structuré, les informations finissent souvent par être dispersées entre plusieurs fichiers Excel, documents, outils et connaissances individuelles. Il devient alors difficile de répondre à des questions pourtant simples : quel équipement possède l’entreprise, où se trouve-t-il, à qui est-il affecté et dans quel état est-il ?
Mettre en place un inventaire du parc informatique permet de centraliser ces informations et de conserver une vision fiable des équipements tout au long de leur utilisation. Encore faut-il savoir quelles données suivre et comment maintenir cet inventaire à jour.
Inventaire du parc informatique : de quoi parle-t-on exactement ?
L’inventaire du parc informatique consiste à recenser les équipements, logiciels et ressources informatiques utilisés par une organisation, puis à associer à chacun les informations nécessaires à son suivi.
Il constitue l’une des bases de la gestion du parc informatique, mais les deux notions ne sont pas totalement identiques. L’inventaire répond principalement à la question « que possédons-nous et où se trouve le matériel ? ». La gestion du parc va plus loin en intégrant notamment son utilisation, sa maintenance, son renouvellement et les incidents associés.
France Num recommande ainsi d’établir un inventaire des équipements afin de mieux gérer leur utilisation et de préparer leur remplacement. L’ANSSI place également la connaissance du parc parmi les premières mesures permettant de mieux protéger le système d’information d’une entreprise.
Quels équipements faut-il inventorier ?
Un inventaire informatique ne se limite pas aux ordinateurs des collaborateurs. Selon l’organisation, il peut intégrer :
- les ordinateurs fixes et portables;
- les écrans et stations d’accueil;
- les smartphones et tablettes;
- les imprimantes et scanners;
- les serveurs et équipements de stockage;
- les routeurs, commutateurs et équipements réseau;
- les casques, claviers, souris et autres périphériques;
- les équipements spécifiques utilisés par les équipes.
L’objectif n’est pas nécessairement d’enregistrer chaque câble ou accessoire. Le niveau de détail doit rester adapté aux besoins de l’entreprise et à la valeur des équipements concernés.
Les logiciels font également partie de l’inventaire
La connaissance du parc peut également inclure les logiciels, leurs versions et leurs licences. Cela permet notamment d’identifier les applications installées, de suivre certaines échéances ou de savoir quels équipements utilisent un logiciel donné.
Dans son guide consacré à la cybersécurité des TPE et PME, l’ANSSI recommande d’ailleurs d’inventorier à la fois les matériels et les logiciels utilisés par l’entreprise.
Pour approfondir ce point, consultez le guide de l’ANSSI sur la cybersécurité des TPE et PME.
Quelles informations enregistrer dans un inventaire informatique ?
Un inventaire utile ne doit pas devenir une simple liste de noms de matériels. Chaque équipement doit être associé à suffisamment d’informations pour pouvoir être identifié et suivi facilement.
Parmi les principales données à conserver, on retrouve généralement :
- la catégorie et le modèle de l’équipement;
- le fabricant;
- le numéro de série ou un identifiant interne;
- les principales caractéristiques techniques;
- la date d’achat ou de mise en service;
- la date de fin de garantie;
- le site ou la localisation;
- l’utilisateur ou le service auquel il est affecté;
- son statut : disponible, attribué, en réparation, en stock ou retiré;
- les documents ou informations techniques utiles.
Le choix des champs dépend naturellement de l’entreprise. Le plus important est de disposer d’une structure commune et cohérente pour éviter que chaque équipement soit renseigné différemment.
L’intérêt vient précisément du rapprochement de ces données.
Au lieu de consulter successivement une feuille d’inventaire, l’annuaire de l’entreprise et l’historique du support, le technicien retrouve le contexte nécessaire autour d’un même équipement.
Pourquoi un fichier Excel atteint rapidement ses limites
Pour quelques équipements, un tableur peut sembler suffisant. Il est simple à créer, connu des équipes et permet de commencer rapidement un inventaire.
Les difficultés apparaissent généralement lorsque le parc grandit ou que plusieurs personnes doivent intervenir sur les données.
Des informations difficiles à maintenir à jour
Un collaborateur change de poste, un ordinateur est transféré vers un autre établissement ou un équipement part en réparation. Si ces changements ne sont pas immédiatement reportés dans le fichier, l’inventaire ne reflète plus la réalité du terrain.
Au fil du temps, les informations obsolètes s’accumulent et les équipes finissent par ne plus savoir si elles peuvent réellement se fier au document.
Une information dispersée entre plusieurs outils
Le numéro de série peut se trouver dans un tableur, la facture dans un dossier partagé, l’utilisateur dans un annuaire et l’historique d’une panne dans un logiciel de ticketing.
Le problème n’est alors plus seulement de disposer des informations, mais de retrouver la bonne information au bon moment.
Un manque de traçabilité
Un tableur indique généralement l’état actuel de l’équipement. Il est beaucoup moins adapté pour comprendre facilement son historique : changement d’utilisateur, changement de site, réparation, modification d’une configuration ou remplacement d’un composant.
Pour un parc plus important, l’utilisation d’un outil dédié permet de structurer ces informations et d’en simplifier le suivi.
Centraliser les équipements dans un logiciel helpdesk
Un logiciel helpdesk disposant d’une gestion des équipements permet de rapprocher l’inventaire du travail quotidien des équipes support.
Les équipements ne sont plus conservés dans une base isolée : ils peuvent être retrouvés depuis le même environnement que celui utilisé pour gérer les demandes des collaborateurs.
Dans Naofix, le catalogue des équipements permet notamment de rechercher puis d’importer des fiches d’équipements, avant de préciser des informations propres à l’entreprise comme les quantités, les catégories ou les sites auxquels ils sont affectés.
Cette approche évite de devoir recréer entièrement chaque fiche et facilite la constitution d’un inventaire structuré du parc informatique.
Associer chaque équipement à son utilisateur et à sa localisation
Savoir qu’une entreprise possède 150 ordinateurs est une première information. Savoir précisément qui utilise chacun d’eux et où il se trouve est beaucoup plus utile.
L’affectation permet par exemple de retrouver rapidement :
- le matériel utilisé par un collaborateur;
- les équipements présents sur un site donné;
- les matériels disponibles ou non attribués;
- les équipements actuellement en réparation;
- le matériel à récupérer lors du départ d’un collaborateur.
Cette information devient particulièrement importante dans les entreprises multi-sites ou lorsque les collaborateurs disposent de plusieurs équipements.
Lors d’un changement d’utilisateur ou de localisation, la fiche peut être mise à jour afin de maintenir un inventaire cohérent avec la réalité.
Faire vivre l’inventaire tout au long du cycle de vie de l’équipement
Créer l’inventaire initial n’est finalement que la première étape. Sa véritable valeur dépend ensuite de sa capacité à rester fiable dans le temps.
Un ordinateur peut être acheté, préparé, attribué à un collaborateur, déplacé, réparé, réaffecté puis retiré du parc. L’inventaire doit accompagner ces changements.
Suivre les mouvements et changements
Lorsqu’un équipement change de site ou d’utilisateur, l’information doit pouvoir être actualisée rapidement. La même logique s’applique lors d’une modification matérielle, d’une réparation importante ou d’un changement de statut.
Cette traçabilité aide les équipes IT à comprendre l’historique du matériel sans dépendre uniquement de la mémoire des personnes ayant précédemment travaillé dessus.
Préparer les renouvellements
France Num souligne notamment l’intérêt d’un inventaire pour mieux gérer et planifier le remplacement des équipements. Cette connaissance permet de passer d’un remplacement subi après une panne à une démarche plus anticipée.
Pour aller plus loin sur les bonnes pratiques de gestion du matériel, consultez le dossier Comment optimiser la gestion de son parc informatique ? de France Num.
Un inventaire informatique contribue aussi à la sécurité
Il est difficile de protéger ce que l’on ne connaît pas.
Un inventaire fiable permet d’identifier les équipements présents dans le système d’information et constitue donc également une base utile pour la sécurité du parc informatique.
L’ANSSI recommande aux entreprises d’inventorier leurs matériels, logiciels, services et accès afin de mieux identifier les ressources à protéger. Le guide recommande également que ce bilan soit régulièrement actualisé.
Connaître précisément son parc facilite par exemple l’identification d’un équipement ancien, d’un logiciel obsolète ou d’un matériel qui ne devrait plus être utilisé.
L’inventaire ne remplace naturellement pas les outils de sécurité, de supervision ou de déploiement. Il apporte en revanche le référentiel nécessaire pour savoir quels actifs doivent être suivis.
Relier progressivement l’inventaire aux demandes de support
Une fois le parc correctement inventorié, il devient possible d’aller plus loin en associant les équipements aux demandes des utilisateurs.
Lorsqu’un collaborateur signale un problème avec son ordinateur, le technicien peut ainsi identifier plus facilement le matériel concerné et retrouver les informations disponibles sur cet équipement.
Chaque ticket peut alors contribuer progressivement à enrichir la connaissance du parc : incidents rencontrés, actions réalisées ou problèmes récurrents.
Ce sujet dépasse cependant le simple inventaire. Nous l’abordons plus en détail dans notre article consacré au lien entre helpdesk et gestion de parc informatique.
Comment réussir l’inventaire de son parc informatique ?
Un inventaire efficace repose moins sur la quantité d’informations collectées que sur leur fiabilité et leur utilisation au quotidien.
Quelques bonnes pratiques permettent de partir sur de bonnes bases :
- définir les catégories d’équipements réellement utiles à votre organisation;
- choisir les informations obligatoires pour chaque type de matériel;
- utiliser des identifiants uniques lorsque cela est nécessaire;
- associer les équipements aux sites et aux utilisateurs concernés;
- définir clairement qui peut créer ou modifier les fiches;
- mettre à jour l’inventaire lors de chaque mouvement important;
- contrôler régulièrement la cohérence entre l’inventaire et le matériel réellement présent.
Il est généralement préférable de commencer avec un inventaire simple et fiable plutôt qu’avec plusieurs dizaines de champs qui ne seront jamais actualisés.
Gérer l’inventaire de son parc informatique avec Naofix
Naofix intègre la gestion des équipements au sein de son module Helpdesk. Les équipes disposent ainsi d’un environnement commun pour structurer leurs équipements et gérer les demandes de support.
Le catalogue des équipements Naofix permet d’accélérer la création des fiches grâce à un catalogue existant, puis de compléter les informations propres à l’entreprise.
L’objectif est de disposer d’un inventaire informatique plus simple à construire, à rechercher et à faire évoluer, sans multiplier les fichiers et les sources d’information.
À mesure que les besoins progressent, les équipements peuvent ensuite être intégrés plus largement dans le fonctionnement du support et le suivi des demandes.
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Qu’est-ce qu’un inventaire de parc informatique ?
Un inventaire de parc informatique est un référentiel qui recense les équipements et ressources informatiques d’une organisation. Il permet notamment de connaître leur modèle, leur numéro de série, leur localisation, leur utilisateur, leur statut ou leur date de mise en service.
Quels équipements faut-il mettre dans un inventaire informatique ?
L’inventaire peut regrouper les ordinateurs, écrans, smartphones, tablettes, imprimantes, serveurs, équipements réseau et périphériques importants. Il peut également intégrer les logiciels et licences lorsque leur suivi est nécessaire.
Quelle différence entre inventaire informatique et gestion de parc informatique ?
L’inventaire informatique consiste principalement à identifier et décrire les équipements. La gestion de parc informatique est plus large : elle englobe également leur cycle de vie, leur maintenance, leur renouvellement et leur utilisation au sein de l’entreprise.
Peut-on gérer l’inventaire du parc informatique avec Excel ?
Oui, notamment pour un très petit parc. Cependant, lorsque le nombre d’équipements, d’utilisateurs ou de sites augmente, un tableur devient plus difficile à maintenir. Un outil dédié facilite la recherche, les affectations, les mises à jour et la traçabilité.
Pourquoi utiliser un logiciel helpdesk pour l’inventaire informatique ?
Un logiciel helpdesk intégrant la gestion des équipements permet de conserver l’inventaire dans le même environnement que les demandes de support. Cela facilite l’identification du matériel concerné par une demande et permet progressivement de rapprocher les équipements de leur historique de support.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour l’inventaire du parc ?
L’idéal est de mettre à jour l’inventaire à chaque événement important : achat, affectation, déplacement, réparation, changement d’utilisateur ou retrait d’un équipement. Des contrôles réguliers permettent ensuite de vérifier que l’inventaire correspond toujours à la réalité du parc.
