Cela peut paraître prétentieux mais nous allons tout de même vous expliquez pourquoi Naofix est le meilleur logiciel de ticketing pour les PME.
Une vraie messagerie
Si vous avez déjà utilisé un logiciel de ticketing, vous avez pu constater que l’interface de gestion des emails n’a rien à voir avec une messagerie “standard” comme Outlook ou Gmail. Vous devez vous adapter à une nouvelle logique pour traiter vos emails qui s’avère souvent complexe.
Avec Naofix, vous retrouvez vos repères avec les fonctions “standards” d’une messagerie :
L’arborescence des dossiers racines : vous retrouvez les emails classés automatiquement dans Réception ou Envoyé mais encore tous les autres dossiers de traitement “racines” Brouillon, Corbeille ou Spam
L’arborescence de dossiers personnalisés : vous créez des dossiers ou sous-dossiers pour classer vos email. Pas de limites dans leur nombre ou dans les niveaux, vous êtes libre. Ces dossiers peuvent être déplacés, renommés ou supprimés.
Boîte partagée : plus besoin de se transférer systématiquement les emails ou mettre ses collaborateurs en copie. Vous utilisez à plusieurs la même boîte avec un accès identique à tous les dossiers ( Réception, Envoi, Brouillons…). Lorsqu’un collaborateur est absent, les autres voient les échanges d’emails en toute transparence. On évite ainsi de se courir après ou faire patienter inutilement pour savoir si tel ou tel dossier a été traité. Une boîte peut être partagée au sein d’une équipe, d’un service ou avec votre binôme ou un nouveau groupe.
Signature : les utilisateurs n’ont rien à faire. L’administrateur prépare en quelques clics le modèle de signature conformément à votre charte graphique . Plusieurs modèles de signature sont possibles. Ainsi vous pouvez attribuez une signature différente selon l’entité, le service ou le groupe.
Création assistée du ticket
Habituellement, dans un logiciel classique Helpdesk, lorsque vous cliquez sur “Nouveau ticket” vous devez remplir manuellement tous les champs de A à Z : qui est le demandeur ? quel est l’équipement ? quel est le problème ? quel canal d’entrée ? quel statut ? quelle priorité ? qui est assigné à ce ticket ? etc…
Le logiciel Naofix vous fait gagner beaucoup de temps. Son approche a été pensée pour éviter de la saisie manuelle et aussi des clics.
Premièrement, selon la nature du problème, vous êtes guidé sur le bon formulaire adapté. Cette liste de choix peut être enrichie par les administrateurs.
Deuxièmement, le formulaire choisi contiendra uniquement les champs nécessaires au problème. Par ailleurs, l’ordre des champs est entièrement personnalisable. De même, vous pouvez définir les champs qui sont requis, non requis ou encore non modifiable pour autoriser seulement la lecture.
Troisièmement, le formulaire choisi aura déjà des champs pré-remplis automatiquement ou des champs pré-filtrés. En effet, le moteur de règles est là pour réaliser ce pré-remplissage intelligent. Par exemple, un problème d’imprimante affectera automatiquement le service en charge des imprimantes. Le champ “Equipement” proposera automatiquement la liste des imprimantes à disposition du demandeur sur son lieu de travail. Les exemples concrets sont très nombreux. N’hésitez pas à nous demander une démonstration pour nous soumettre vos besoins.
Relier la demande à l'équipement ou au logiciel concerné
Dans la grande majorité des logiciels Helpdesk, un ticket n’est pas relié à l’objet matériel ou immatériel de la demande. Prenons le cas de Zendesk ou Freshdesk, vous pouvez retrouver aisément tous les tickets reliés au même demandeur mais vous ne pouvez pas retrouver les tickets reliés au même équipement.
Grâce à Naofix, vous bénéficiez de cette liaison entre la demande et son équipement. Parce que vous disposez d’un catalogue d’équipements, vous constituez un inventaire rapide de vos équipements matériels et immatériels. Avec cette liaison entre ticket et équipement, vous obtenez des informations précieuses qui vous permettent de prendre les bonnes décisions. En voici quelques exemples.
Regrouper des tickets pour un même problème : vous détectez rapidement lorsque deux requêtes concernent finalement le même équipement. En reprenant l’exemple de l’imprimante, deux personnes, qui ne se sont pas croisées, pourront faire un signalement identique sur un soucis de chargement du bac à papier.
Réparer pour de bon ou remplacer : en deux clics, vous faites un focus sur un équipement. A partir de là, vous avez l’historique des pannes. Tout d’abord, vous identifiez la fréquence des pannes sur un même équipement. Ensuite, vous pouvez plus rapidement décider si une réparation pérenne est possible ou alors que le remplacement de l’équipement est la meilleure solution.
Optimiser les déplacements : les techniciens support vont pouvoir regrouper leurs interventions qui concernent un même bâtiment ou un même étage. Etant donné que chaque équipement est lié à un site, il devient facile de filtrer toutes les pannes sur le même site.
